엑셀을 통해서 보고서를 작성해야하는 업무들이 있다. 하지만 한글을 주로 사용하셨던 분이라면 프린트를 하는데 있어 마음대로 안되는 경우가 많다. 원하는 부분이 다 인쇄가 안되기도 하고 한 쪽으로 쏠리기도 하고 빨리 프린트해서 보고를 해야하는데 마음대로 안되는 엑셀을 보다보면 뒷목잡고 쓰러질 것만 같다. 그래서 엑셀을 어떻게 하면 원하는데로 쉽게 인쇄를 할 수 있는지와 PDF로 저장할 때 어떻게 하면 좋을 지 한번 보도록 하겠습니다.
1. 인쇄 영역 미리보기(페이지 나누기 미리보기)
엑셀도 인쇄될 영역을 확인하며 작업을 하거나 작업을 완료한 후 인쇄할 페이지 영역을 조정할 수 있습니다. 바로 페이지 나누기 미리보기를 통해서 입니다. 엑셀의 오른쪽 하단을 보면 기본, 페이지 레이아웃, 페이지 나누기 미리보기 이렇게 세가지 메뉴가 있습니다. 기본적으로 엑셀작업에 특화되있는 기본으로 설정되어있습니다.
여기서 세번째에 있는 페이지 나누기 미리보기를 누르시면 파란색 라인이 그려질 겁니다. 인쇄할 페이지가 그려진 것이고 실선은 인쇄할 전체 영역을 뜻하고 점선은 페이지별 구분을 뜻합니다. 이 선들은 마우스로 쉽게 조정이 가능합니다. 혹시 페이지를 나누고 싶다면 페이지 레이아웃-나누기-페이지 나누기 삽입을 하시면 됩니다.
2. 머릿글/바닥글 넣기
엑셀 표를 정리하는데 양이 많아졌습니다. 하단으로 쭈~욱 늘어나게되어 페이지를 바닥글에 넣고 싶습니다. 그리고 작성자가 누군지도 넣어야 합니다. 머릿글/바닥글은 삽입 메뉴에 있습니다. 삽입-텍스트-머릿글/바닥글 입니다. 여기 들어가서 페이지 번호나 현재 날짜, 시간, 파일경로 등 여러가지를 넣을 수 있습니다.
바닥글 가운데에는 전체 페이지 중 현재 페이지를 나타나게 했고 오른쪽에는 작성자를 넣었습니다. 페이지를 나타내는 방법은 머릿글 및 바닥글 메뉴에서 왼쪽위에 바닥글을 클릭하면 여러가지 샘플 중에 고르시면 됩니다.
3. 각 장 마다 구분 표시하기(인쇄 제목 설정)
이렇게 바닥글을 넣었습니다. 그런데 표 제일 위에있는 구분이 아랫페이지에는 나오지 않습니다. 첫 페이지는 문제가 없지만 두번째 페이지로 넘어가니 지금 보고 있는 숫자가 어디에 속한 숫자인지 확인하려면 첫페이지를 봤다 돌아왔다를 반복해야합니다. 이런 번거러움을 방지하기 위해 각 페이지마다 구분을 넣어줍니다. 엑셀에서는 이 것을 인쇄 제목이라고 하고 각 페이지마다 반복되게 지정할 수 있습니다. 방법은 페이지 레이아웃-인쇄 제목-반복할 행 or 반복할 열 지정 입니다. 이렇게 지정을 해 놓으면 각 페이지마다 구분이 반복인쇄되어 훨씬 보기 편해집니다.
지금은 반복할 행을 한 줄만 선택했지만 여러줄을 선택할 수 도 있습니다.
4. 페이지 가운데 맞춤
이렇게 설정을 해서 인쇄를 했는데 보고서가 한쪽으로 쏠려있습니다. 엑셀은 기본적으로 왼쪽으로 쏠리게 되어있습니다. 하지만 우리는 보고서가 A4용지 가운데에 오도록 하고 싶습니다.
방법은 인쇄-페이지설정-여백-페이지 가운데 맞춤-가로 and 세로 원하는 설정하기 입니다.
여기까지 설정해서 인쇄를 하셨다면 다른 설정들은 조금만 찾아보면 알아가실 수 있으실 겁니다.
5. 엑셀 PDF 파일로 저장하기
파일-내보내기-PDF/XPS만들기
그럼 오늘도 퇴근 빨리하는 여러분이 되시기 바랍니다. 수고하세요~